Trang chủ Giới thiệu Sản phẩm Bài viết Liên hệ

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Excel N.H.K

14-09-2026 11:37:47

Thiết lập ban đầu phần mềm kế toán Excel N.H.K

     Phần mềm kế toán Excel N.H.K là ứng dụng thực tiễn tại doanh nghiệp, được xây dựng hơn 20 năm qua. Phần mềm đã được kiểm nghiệm tốt trên tất cả mô hình hoạt động doanh nghiệp trên các ngành nghề như sau :

     Phần mềm ứng dụng nhiều loại hình kinh doanh khác nhau nhưng nguyên tắc vận hành của phần mềm như nhau. Để các bạn sử dụng tốt phần mềm kế toán Excel N.H.K, hướng dẫn sau mô tả cách thức thiết lập ban đầu các phần quan trọng của phần mềm.

1- Sao chép sang thư mục làm việc : Copy thư mục chương trình chính có dữ liệu sang 1 thư mục khác. Cách đặt tên tùy theo như cầu của các bạn. 

2- Xóa dữ liệu đầu kỳ : Các bảng tính hiện tại là dữ liệu thực tế hoạt động doanh nghiệp để các bạn tham khảo, ứng dụng vào hoạt động thực tế. Vì vậy dữ liệu kế toán đầu kỳ được xử lý theo 2 cách :

    Sau khi thiết lập ban đầu các bảng, tiếp theo các bạn làm quen với kỹ thuật sử dụng phần mềm kế toán để xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp. Phần mềm được cấu thành 4 bộ phận chính : 

1- Bảng cân đối tài khoản, Nhật ký sổ cái

2- Bảng tổng hợp hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm dở dang..

3- Các bảng mã VBA xử lý, kiểm tra doanh thu, chi phí, tổng hợp cân đối phát sinh, in sổ chi tiết  tài khoản

4- Mẫu in phiếu thu, chi 

    Như vậy, để phần mềm được hoạt động tốt các bạn cần nắm các nguyên tắc cơ bản của các bộ phận cấu thành. Các bảng tính được xây dựng hướng đối tượng trực quan, sinh động , dễ kiểm soát đối chiếu dựa trên các công thức liên kết trong bảng tính. Các công thức được mô tả đính kèm phần mềm tải xuống của các bạn. Phần thuyết minh sau làm rõ hơn nguyên tắc hoạt động từng loại bảng tính.

A. Bảng cân đối tài khoản

  Bảng cân đối tài khoản được liên kết bởi 2 thành phần : - Bảng số hiệu tài khoản; Bảng cân đối tài khoản.

1- Bảng số hiệu tài khoản liệt kê các tài khoản cần thiết hoạt động doanh nghiệp. Các số hiệu tài khoản có thể bổ sung tùy theo nhu cầu hoạt động. Ví dụ : Số hiệu tài khoản ngân hàng có thể có 1 hoặc nhiều tại 1 ngân hàng hoặc có thể có tại các ngân hàng khác nhau. Giả sử bạn mở 2 tài khoản tại ngân hàng VCB thì bạn có thể ký hiệu tài khoản 1121V1, 1121V2; nếu bạn mở tài khoản ngân hàng tại 2 ngân hàng khác nhau thì bạn ký hiệu tài khoản khác nhau. Mục đích để các hàm tổng hợp chính xác theo từng số hiệu tài khoản . Tương tự như vậy đối với các tài khoản khác bạn cũng có thể sử dụng ký hiệu tài khoản khác nhau để quản trị doanh nghiệp chính xác hơn.

2- Bảng tổng hợp tài khoản phản ảnh các tài khoản bạn sử dụng trong hoạt động doanh nghiệp. Trên bảng có 2 cột liên quan : Cột số hiệu tài khoản. cột tên tài khoản. Để sử dụng tài khoản bạn chỉ cần cập nhật vào cột số hiệu tài khoản. Tên tài khoản được cập tự động dựa vào hàm =Vlookup(). Các cột số dư đầu kỳ, số phát sinh Nợ, Có, số dư cuối kỳ Nợ, Có được mô tả trong tài liệu kèm theo.

Hình 1 - Bảng cân đối tài khoản kế toán; Bảng số hiệu tài khoản

B- Bảng Nhật ký - Sổ cái

    Bảng Nhật ký- Sổ cái được phân thành 4 khu vực xử lý dữ liệu. Khu vực 1 là các nghiệp vụ ngân hàng, khu vực 2 doanh thu, khu vực 3 chi phí, khu vực 4 nhận kết dư từ các bảng tính phụ trợ, kết chuyển doanh thu, chi phí cuối kỳ (tài khoản 5,6,7,8,9). Tùy theo tính chất khu vực của bảng tính các bạn sẽ có phương thức nhập liệu phù hợp.

Hình 2 - Bảng Nhật ký - Sổ cái

Khu vực 1 - Nghiệp vụ ngân hàng.

Các bạn có thể nhập liệu nghiệp vụ ngân hàng trực tiếp trên bảng Nhật ký - Sổ cái hoặc nhập liệu từ Bảng tính được xây dựng riêng. (Chi tiết tham khảo ứng dụng kèm theo). Các số kiểm tra trùng khớp thể hiện trên Bảng cân đối tài khoản và bảng sao kê gốc của ngân hàng. Bbảng sao kê gốc của ngân hàng bạn có thể cập nhật vào bảng tính bằng cách copy cột phát sinh Nợ, Có sao kê ngân hàng vào cột phát sinh Có, Nợ của bảng tính (vì phát sinh Có của ngân hàng tương ứng là phát sinh Nợ của doanh nghiệp). Định dạng sao kê của ngân hàng khác với định dạng trong phần mềm nên trong các bảng tính có các hàm chuyển đổi sang đinh dạng số xử lý được. Riêng cột ngày tháng phần lớn các sao kê ngân hàng không đúng định dạng nên các bạn dùng hàm =text() để xử lý.

Hình 3 - Bảng Sao kê tiền gửi ngân hàng

Khu vực 2 - Doanh thu

Doanh thu trong kỳ được nhập liệu hằng ngày hoặc từ bảng tổng hợp doanh thu trên trang web hoadondientu.gdt.gov.vn. Dữ nhập nhập vào lưu ý cột H là tổng 2 cột L + N (thuế GTGT + doanh thu chưa thuế). Cột định khoản G,I,K,N được tách từ cột E, F nên bạn cần lưu ý định khoản chính xác. Trong trường hợp số tổng phát sinh Nợ, Có trên bảng cân đối tài khoản không trùng khớp phần lớn do định khoản nhầm. Ví dụ : Bạn có tài khoản 5111 nhưng bạn lại định khoản 511 hoặc 51111. Hàm =sumif() nhặt dữ liệu trên cột G,I,K,N sẽ không chính xác sẽ gây lỗi cân số. 

Doanh thu trên hóa đơn cũng phân biệt nguồn thu. Ví dụ bạn đang có doanh thu về cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa trên cùng 1 hóa đơn thì bạn phân biệt trên 2 hàng nghiệp vụ : Thu dịch vụ, thu bán hàng hóa (5113,5111). Bạn phân biệt nguồn thu để dữ liệu đối chiếu với bảng tính hàng hóa được chính xác. (Xem dữ liệu phần mềm đính kèm). Tóm lại, nếu trên hóa đơn có nhiều nguồn thu thì bạn sẽ định khoản (tổng) phân biệt theo từng nguồn thu đó.

Khu vực 3 - Chi phí phát sinh

Chi phí phát sinh trong kỳ đa dạng. Tùy theo tính chất bạn hạch toán nghiệp vụ kế toán phù hợp. Cũng tương tự như doanh thu, chí phí phát sinh cũng có thể phân biệt theo chi tiết nguồn chi. Ví dụ trên hóa đơn tiền nước sản xuất có 2 mức thuế suất : Nước sạch 8%, nước thải 5% thì bạn cần hạch toán thành 2 hàng nghiệp vụ theo 2 mức thuế suất. Các chi phí đầu vào khác như mua hàng hóa, dịch vụ khác nếu có tính chất khác nhau trên cùng 1 hóa đơn thì các bạn cũng hạch toán (tổng) giống như trên. 

Khu vực 4 - Kết chuyển từ các bảng tính phụ trợ, kết chuyển doanh thu, chi phí

Cuối kỳ kế toán (tháng , quý) bạn kết chuyển chi phí từ các bảng tính phụ trợ như : Chi phí sản xuất dở dang, chi phí trích trước dài hạn, khấu hao tài sản cố định, bảng tính lương, giá vốn hàng hóa; doanh thu hàng hóa, dịch vụ , thu nhập khác ... để xác định kết quả kinh doanh. (Tham khảo bảng Nhật ký-Sổ cái). Cuối cùng bạn kết sổ giữa 2 tài khoản 911 và 4212 bằng cách tính trị tuyệt đối (Tổng thu(5111,5112,5113,711) - Tổng chi(6421,6422,632,811)).  Bạn xem kết quả để định khoản tài khoản 911, 4212 Nợ, Có tùy vào kết quả kinh doanh. 

Hình 4 - Bảng Tổng hợp hàng hóa

Hình 5 - Bảng Tổng hợp hàng hóa nhập - Mã số hàng hóa

Kỹ thuật lập Bảng tổng hợp hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm sẽ được hướng dẫn sau.

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN EXCEL | MST: 4101650844 | Hotline: 0905 150 468

© 2026 ExcelAccounting.vn - All Rights Reserved