Ngay từ khi con người hình thành các nhóm người để thực hiện những mục tiêu mà họ đạt được với tư cách cá nhân riêng lẻ, thì quản lý đã trở thành một yếu tố cần thiết để đảm bảo phối hợp hoạt động của các cá nhân.
Trong thế giới ngày nay, chắc không ai phủ nhận vai trò quan trọng và to lớn của quản lý trong việc bảo đảm sự tồn tại và hoạt động bình thường của đời sống kinh tế xã hội. Đối với sự phát triển của từng đơn vị hay cộng đồng và cao hơn nữa của cả một quốc gia, quản lý càng có vai trò quan trọng. Sự nhận thức của tuyệt đại đa số trong dân cư về vai trò của quản lý cho tới nay hầu hết đều thông qua cảm nhận từ thực tế. Muốn nâng cao nhận thức từ vai trò của quản lý, một mặt cần nâng cao nhận thức về quản lý, mặt khác cần nâng cao nhận thức về mặt lý luận. Có như vậy, ta mới có thể nhận thức đầy đủ và sâu sắc hơn về vai trò của quản lý, làm cơ sở cho việc hiểu biết về quản lý và thực hành quản lý, nâng cao trình độ quản lý.
Qua phân tích về những nguyên nhân thất bại trong hoạt động kinh doanh của cá nhân và của các doanh nghiệp, cũng như thất bại của các tổ chức kinh tế-chính trị-xã hội nhiều năm qua cho thấy nguyên nhân cơ bản vẫn là do quản lý kém hoặc thiếu kinh nghiệm trong quản lý. Tờ tạp chí điều tra nổi tiếng Forbes, qua nghiên cứu các công ty kinh doanh của Mỹ trong nhiều năm đã phát hiện ra rằng các công ty luôn thành đạt chừng nào chúng được quản lý tốt. Ngân hàng châu Mỹ đã phát biểu, trong bản công bố Báo cáo về kinh doanh cho rằng “Theo kết quả phân tích cuối cùng, hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản lý”.
Về tầm quan trọng của quản lý thì không đâu có thể thể hiện rõ hơn so với trường hợp của các nước đang phát triển. Qua báo cáo tổng quan về vấn đề này trong những năm gần đây của các chuyên gia về phát triển kinh tế cho thấy rằng chỉ cung cấp tiền bạc hoặc kỹ thuật công nghệ không đem lại sự phát triển. Yếu tố hạn chế trong hầu hết mọi trường hợp chính là thiếu thốn về chất lượng và sức mạnh của các nhà quản lý.
Trong khi nền văn minh của chúng ta được đặc trưng bởi những cải tiến có tính chất cách mạng trong khoa học vật lý, sinh học, điện tử, viễn thông, tin học, tự động hoá thì các ngành khoa học xã hội bị tụt hậu rất xa.Tuy nhiên, nếu chúng ta không biết cách khai thác các nguồn nhân lực và phối hợp hoạt động của con người thì việc kém hiệu quả và lãng phí trong áp dụng các phát minh kỹ thuật vẫn sẽ tiếp tục. Chỉ cần nhìn vào sự lãng phí không thể tưởng tượng được về nhân lực và vật lực, có thể thấy rằng các ngành khoa học xã hội còn quá xa với việc thực hiện chức năng hướng dẫn chính sách và hoạt động xã hội của mình.
Sự cần thiết khách quan và vai trò của quản lý xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
1. Từ tính chất xã hội hoá của lao động và sản xuất.
2. Từ tiềm năng sáng tạo to lớn của quản lý.
3. Từ những yếu tố làm tăng vai trò của quản lý trong nền sản xuất và kinh tế hiện đại.
4. Từ những yêu cầu xây dựng và phát triển kinh tế và xã hội trong quá trình đổi mới chuyển sang nền kinh tế thị trường và tiến hành công nghiệp hoá- hiện đại hoá ở Việt Nam.
Tăng cường xã hội hoá lao động và sản xuất - một quá trình mang tính quy luật của sự phát triển kinh tế xã hội.
Ta biết rằng để tạo ra sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của đời sống và phát triển kinh tế, nhất thiết phải tiến hành phân công lao động và hiệp tác sản xuất. Sự xuất hiện của quản lý như là kết quả tất nhiên của việc chuyển các quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành các quá trình lao động phải có sự phối hợp sản xuất và tiêu thụ mang tính tự cấp, tự túc do 1 cá nhân thực hiện không đòi hỏi quản lý ở một trình độ cao hơn, khi sản xuất và xã hội mang tính kinh tế rõ nét và ngày càng sâu rộng hơn, khi đó quản lý là điều không thể thiếu.
Theo C.Mac, ”bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên một quy mô khá lớn đều yêu cầu phải có một sự chỉ đạo để điều hoà những hoạt động cá nhân. Sự chỉ đạo đó phải làm chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ thể sản xuất với sự vận động cá nhân của những khí quan độc lập hợp thành cơ sở sản xuất đó. Một nhạc sĩ độc tấu tự điều khiển lấy mình, nhưng một dàn nhạc thì cần có nhạc trưởng”
Do đó, quản lý là thuộc tính tự nhiên, tất yếu khách quan của mọi quá trình lao động xã hội, bất kể trong hình thái kinh tế xã hội nào, nếu không thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của quản lý, không thể thực hiện được các quá trình hợp tác lao động, sản xuất, không khai thác, sử dụng được các yếu tố của lao động sản xuất có hiệu quả.
Tiềm năng sáng tạo to lớn của quản lý.
Quản lý có khả năng sáng tạo to lớn. Điều đó có nghĩa là cùng với các điều kiện về con người, vật chất kỹ thuật như nhau nhưng tổ chức quản lý lại có thể khai thác khác nhau, đem lại hiệu quả kinh tế khác nhau.
Nói cách khác, với những điều kiện về nguồn lực như nhau, quản lý tốt sẽ phát huy có hiệu quả những yếu tố nguồn lực đó, đưa lại những kết quả kinh tế- xã hội mong muốn, còn quản lý tồi sẽ không khai thác được, thậm chí còn làm tiêu tan một cách vô ích những nguồn lực có được dẫn đến tổn thất.
Có thể nói, quản lý tốt suy cho cùng là do biết sử dụng có hiệu quả những cái đã có để tạo nên những cái chưa có trong xã hội. Vì vậy, quản lý chính là yếu tố quyết định nhất cho sự phát triển của mỗi quốc gia và các tổ chức trong đó.
Thực tế, có những nước rất khan hiếm về tài nguyên thiên nhiên, nhưng với những chính sách kinh tế rất phù hợp, đã gặt hái được thành công lớn trong phát triển kinh tế, ví dụ như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức. Quản lý ngày nay đã trở thành yếu tố cơ bản hàng đầu của một nền sản xuất và kinh tế hiện đại. Đối với các nước nghèo, chậm phát triển hay đang phát triển tìm kiếm sự hỗ trợ và hợp tác quốc tế trên con đường đi lên của mình, viện trợ về vật chất, kỹ thuật và tài chính từ bên ngoài có thể có ý nghĩa nhất định. Tuy nhiên điều quan trọng có ý nghĩa quyết định nhất cho sự phát triển là các nước này phải tìm tòi, nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm quản lý của các nước phát triển
Những yếu tố làm tăng vai trò của quản lý trong nền sản xuất và kinh tế hiện đại.
Đối với sản xuất và kinh tế hiện đại, quản lý có vai trò ngày càng tăng. Có những yếu tố sau đây làm tăng vai trò của quản lý, đòi hỏi quản lý phải thích ứng trong các nền sản xuất và kinh tế hiện đại, đó là:
- Đặc điểm và quy mô sản xuất hiện đại đòi hỏi quản lý phải được nâng cao tương ứng với nền kinh tế.
- Cuộc cách mạng và khoa học công nghệ đang diễn ra với tốc độ cao và quy mô rộng lớn trên phạm vi toàn cầu khiến quản lý càng có vai trò hết sức quan trọng, quyết định sự phát huy tác dụng của khoa học và công nghệ đối với sản xuất và đời sống xã hội. Bởi lẽ, khoa học và công nghệ không thể tự nhiên hay tự động xâm nhập vào sản xuất với hiệu quả mong muốn mà phải thông qua quản lý. Muốn phát triển khoa học và công nghệ, kể cả việc tiếp nhận và chuyển giao từ nước ngoài vào và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào sản xuất và đời sống, mỗi quốc gia và cộng đồng quốc tế phải xây dựng và thực thi các chính sách, cơ chế, tổ chức cùng các biện pháp quản lý phù hợp. Nếu không, ý muốn phát triển và áp dụng khoa học- công nghệ chỉ là những dự định hay ước mơ mà thôi.
- Sự quá độ từ phát triển kinh tế từ chỗ chủ yếu theo chiều rộng sang phát triển theo chiều sâu đòi hỏi quản lý phải được nâng cao tương ứng. Trong những thời kỳ đầu của quá trình phát triển kinh tế ở tất cả các nước, sự phát triển theo chiều rộng là nét đặc trưng chủ yếu. Tăng trưởng kinh tế lúc này chủ yếu dựa trên sự gia tăng sử dụng thêm về mặt số lượng các yếu tố đầu vào về vật chất- kỹ thuật, như tăng vốn đầu tư, tài nguyên, nguyên nhiên vật liệu và lao động. Với sự phát triển, các khả năng đảm bảo cho tăng trưởng theo chiều rộng ngày càng cạn dần, đặc biệt, việc khai thác đưa vào sử dụng tài nguyên thiên nhiên và cung ứng nguyên nhiên vật liệu ngày càng hạn hẹp và khan hiếm. Hơn nữa, việc khai thác tài nguyên ở quy mô lớn thường dẫn đến những hậu quả về môi trường. Đến lúc này, những yếu tố phát triển theo chiều sâu quyết định phát triển kinh tế. Sự phát triển tiếp theo và cao hơn nữa của nền kinh tế sẽ dựa trên ứng dụng khoa học công nghệ, hoàn thiện tổ chức quản lý, nâng cao trình độ của cán bộ, công nhân… Tất cả những yếu tố này nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của doanh nghiệp cũng như của toàn bộ nền kinh tế.
- Trình độ xã hội và các quan hệ xã hội ngày càng cao đòi hỏi quản lý phải thích hợp. Trình độ xã hội và các quan hệ xã hội thể hiện ở chỗ:
+ Trình độ giáo dục và đào tạo, học vấn và trình độ văn hoá nói chung của đội ngũ cán bộ, người lao động và của các tầng lớp dân cư.
+ Nhu cầu và đòi hỏi của xã hội về vật chất và tinh thần ngày càng cao, đa dạng và phong phú hơn.
+ Yêu cầu dân chủ hoá đời sống kinh tế và xã hội, yêu cầu được tham gia quản lý trong việc đề ra và kiểm tra thực hiện các quyết định lớn trong xây dựng và phát triển đất nước của các đơn vị, các tổ chức xã hội.
+ Giao lưu trong nước và quốc tế ngày càng mở rộng.
Ngoài các yếu tố trên, cần phải kể đến nhiều yếu tố khác về kinh tế và xã hội cũng đặt ra những yêu cầu ngày càng cao đối với quản lý. Đó là sự phát triển dân số và nguồn lao động cả về quy mô và cơ cấu, sự biến động của thị trường trong nước và quốc tế, yêu cầu bảo vệ và nâng cao chất lượng của môi trường sinh thái và môi trường xã hội trong phát triểnv.v…
Nâng cao và phát huy vai trò của quản lý trong quá trình đổi mới chuyển sang cơ chế thị trường và tiến hành công nghiệp hoá, hiện đại hoá ở nước ta.
Mặc dù bị nhiều năm chiến tranh và mắc phải một số khuyết điểm trong quản lý kinh tế, từ đầu những năm 80 tới nay Việt Nam đã đạt được những thành tựu đáng kể trong quá trình thực hiện đổi mới. Từ năm 1885, Việt Nam bước vào thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá hướng tới những mục tiêu chiến lược tới năm 2020, nhằm đưa đất nước thoát khỏi tình trạng nghèo nàn và lạc hậu về kinh tế. Sự nghiệp to lớn và có ý nghĩa lịch sử đó đặt ra những yêu cầu rất cao đối với quản lý. Ngoài ra, với số dân đông và tốc độ tăng khá cao, mật độ dân trên diện tích đất đai nói chung và đất canh tác nói riêng là cao, tài nguyên thiên nhiên tương đối nhưng so với số dân thì không nhiều…tất cả những vấn đề đó đặt ra những thách thức khá gay gắt cho việc thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu phát triển. Điều đó cũng nói lên rằng để hoàn thành được sứ mệnh đặt ra, vai trò của công tác quản lý càng to lớn và nhiệm vụ của công tác quản lý càng nặng nề.
Quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật
Quản lý là khoa học.
Một cách khái quát, có thể nói khoa học là tập hợp các tri thức được hệ thống hoá nhằm phản ánh một cách khách quan các sự vật và hiện tượng trong thiên nhiên, trong xã hội và con người, giải thích các mối liên hệ giữa các sự vật và hiện tượng đó cùng với sự vận động của chúng, giải thích nguyên nhân hay nguồn gốc của các sự vận động đó và dự báo xu thế vận động và phát triển.
Tập hợp các tri thức được hệ thống hoá như đã nói là kết quả của các công việc nghiên cứu (hoạt động khoa học) trên cơ sở áp dụng các phương pháp, các tri thức khoa học đã có từ trước với những công cụ (phương tiện) thích hợp. Các lĩnh vực khoa học ra đời và phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội loài người trong quá trình tiến hoá của mình. Bởi lẽ con người trong khi tiếp cận với thế giới khách quan (tự nhiên và xã hội) và chính bản thân mình không muốn hành động một cách tuỳ tiện, ngẫu nhiên theo bản năng mà ngày càng muốn hoạt động một cách có ý thức, đúng theo quy luật và do đó có hiệu quả hơn.
Quản lý là một lĩnh vực hoạt động khoa học kinh tế- xã hội phức tạp và có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển kinh tế- xã hội. Những công trình nghiên cứu ban đầu về quản lý còn khá non trẻ so với nhiều ngành khác, mới chỉ có độ tuổi gần 100 năm nay. Điều này nói lên quản lý đã trở nên một đối tượng nghiên cứu khoa học, được quan tâm xem xét và chắc chắn sẽ còn tiếp tục được đẩy mạnh
Quản lý là nghệ thuật
Việc tiến hành các hoạt động quản lý trong thực tế, trong những điều kiện cụ thể được xem vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. Trong bối cảnh kinh tế xã hội của thế giới hiện đại ngày nay, công tác quản lý trên hầu hết các lĩnh vực không thể không vận dụng các phương pháp quản lý, đòi hỏi cán bộ quản lý phải có được một trình độ đào tạo nhất định. Nghệ thuật quản lý là việc thực hành quản lý trên cơ sở vận dụng các yếu tố khoa học quản lý và các yếu tố khác (năng khiếu, kinh nghiệm, trực giác…) vào giải quyết các nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu đề ra cho toàn bộ hệ thống hay tổ chức được xem xét.
Với nội dung trình bày như trên, có thể thấy hai yếu tố khoa học và nghệ thuật của quản lý không loại trừ nhau mà bổ sung cho nhau và cả hai đều cần thiết và có ý nghĩa quan trọng.